Käynnistimme Luonassa alkuvuodesta vastaanottopalveluiden
prosessikehityshankkeen, jonka tavoitteena oli sujuvoittaa henkilöstön arjen työtä, selkeyttää tehtäviä ja vastuita, vahvistaa työhyvinvointia sekä varmistaa laadukkaat palvelut asiakkaillemme. Saimme hankkeeseen rahoituksen Työsuojelurahastolta ja se toteutettiin tiiviissä yhteistyössä vastaanottokeskustemme henkilöstön sekä ulkopuolisen asiantuntijakumppanin kanssa.
Hankkeen lähtökohtana olivat toimintaympäristön muutokset ja vastaanottopalveluiden arjessa näkyneet erilaiset käytännöt. Muutokset korostivat tarvetta yhtenäistää toimintatapoja ja selkeyttää työn tekemisen tapaa. Samalla asiakkaiden palvelupolut olivat monimuotoistuneet ja alkuvaiheen työ vastaanottokeskuksissa oli myös entistä vaativampaa. Toteutimme syksyllä 2024 henkilöstökyselyn, joka vahvisti tarpeen selkeyttää prosesseja, tasata työkuormaa ja vahvistaa työn hallinnan tunnetta.
Yhteisenä tavoitteena sujuvampi työ ja hyvinvoinnin paraneminen
Kehittämishankkeen keskeinen tavoite oli parantaa henkilöstömme työhyvinvointia sujuvoittamalla prosesseja. Halusimme selkeyttää työnjakoa ja vastuita vastaanottopalveluissa, vähentää päällekkäistä työtä ja turhia työvaiheita sekä tasata työkuormaa ja lisätä työn ennakoitavuutta. Koimme myös erittäin tärkeäksi vahvistaa henkilöstömme kokemusta työn hallinnasta ja merkityksellisyydestä sekä luoda pysyviä rakenteita prosessien jatkuvalle kehittämiselle.
Kehittämistyössä korostui osallistava työote. Henkilöstömme oli luonnollisesti alusta saakka mukana tunnistamassa ongelmakohtia, analysoimassa työn kuormittavuutta ja rakentamassa ratkaisuja omaan arkeensa.
Hankkeessa keskityimme kahteen henkilöstön valitsemaan prosessikokonaisuuteen, jotka koskettavat laajasti eri ammattiryhmiä ja joissa oli merkittäviä eroja vastaanottokeskusten välillä. Kokonaisuudet olivat vastaanottorahan ja täydentävän vastaanottorahan käsittely sekä turvapaikanhakijan välittömän tuen tarpeen arviointi.
Prosessien kehitys ja eteneminen
Käynnistimme vastaanottorahan prosessin kehitystyön nykytilan kartoituksella. Työpajoissa ja haastatteluissa kävimme läpi koko prosessin hakemuksesta päätöksentekoon ja maksamiseen. Kartoitus toi esiin useita kuormittavia ja työtä hidastavia tekijöitä, kuten päällekkäisiä tarkistuksia ja epäselvää vastuunjakoa.
Rakensimme yhdessä selkeämmän työnjaon tiimien välille, määritimme prosessille omistajan ja loimme yhteiset päätöslogiikat. Yksinkertaistimme myös maksusitoumusmenettelyä ja siirsimme päätösten toimittamista sähköiseen muotoon.
Prosessin kehittäminen osoittautui laajaksi kokonaisuudeksi, mutta vaiheittainen eteneminen ja henkilöstön osallistaminen varmistivat, että muutokset olivat kestäviä ja arjessa toimivia.
Toinen kehittämiskohde koski vastaanottokeskukseen tulon alkuvaihetta ja asiakkaan välittömän tuen tarpeen arviointia. Päätimme rajata prosessin koskemaan erityisesti alkuterveystarkastuksia ja alkuvaiheen moniammatillista yhteistyötä.
Nykytilan kartoitus osoitti, että käytännöt vaihtelivat keskusten välillä ja vastuunjako oli osin epäselvää. Kehittämistyössä asiakaspolun vaiheet yhdenmukaistettiin ja päätettiin, että alkuterveystarkastus varataan jatkossa heti alkuinfossa. Samalla täsmensimme myös ammattilaisten roolit.
Uudet toimintatavat näkyivät nopeasti arjessa: alkuterveystarkastuksiin pääsi nopeammin, akuuttityön kuormitus tasaantui ja työn ennakoitavuus parani.
Mitä arjessa muuttui – vaikutukset työhyvinvointiin
Hankkeen keskiössä oli myös työhyvinvoinnin vahvistaminen. Prosessien selkeyttäminen vähensi epävarmuutta, kiirettä ja päällekkäistä työtä erityisesti etuustiimissä ja terveydenhuollon alkuvaiheen työssä. Henkilöstömme koki, että työn hallinnan tunne parani ja yhteistyö eri ammattiryhmien välillä sujui entistä paremmin.
Syksyn 2025 henkilöstökyselyn tulokset tukivat näitä havaintoja ja palautetta: kokemukset työn tehokkuudesta, työmotivaatiosta ja sitoutumisesta olivat parantuneet selvästi. Myös henkilöstön koettu työkuorma keveni erityisesti etuustiimissä.
Pysyvät hyödyt ja katse tulevaan
Kehittämishanke loi Luonaan pysyviä rakenteita prosessijohtamiseen ja jatkuvaan parantamiseen. Yhteinen kehittämismalli, selkeämpi vastuunjako ja mittariperusteinen seuranta tukevat toimintaamme myös tulevaisuudessa.
Hankkeen oppeja tulemme hyödyntämään laajemmin vastaanottopalveluiden eri vaiheissa. Prosessikehitys nähdään Luonassa keskeisenä keinona vastata toimintaympäristön muutoksiin, tukea henkilöstömme hyvinvointia ja varmistaa laadukkaat palvelut asiakkaillemme.
Työsuojelurahaston tukema hanke osoitti, että työn sujuvoittaminen ja työhyvinvoinnin vahvistaminen kulkevat käsi kädessä. Parhaat ratkaisut syntyvät usein silloin, kun henkilöstö osallistuu aktiivisesti oman työnsä kehittämiseen.
